Wat kost procesautomatisering? Zo rekent u het zelf uit

Zoek op wat automatisering kost en u vindt vooral zinnen als "elk project is maatwerk" en "neem contact op voor een offerte". Dat is niet helemaal onzin. Een koppeling tussen twee pakketten is iets anders dan een systeem waarin uw hele verkoopproces samenkomt.

Maar het laat u wel met lege handen staan. Wie geen enkele orde van grootte ziet, vult zelf iets in, meestal te hoog, en haakt af. Daarom laten we hier zien hoe u het zelf uitrekent.

Begin niet bij de prijs van de oplossing, maar bij de prijs van het probleem. Die is bijna altijd hoger dan u denkt, omdat hij verspreid zit over veel mensen en veel kleine momenten.

De som is eenvoudig:

Twee dingen gaan hier vaak mis. Ten eerste de loonkosten. Reken niet met het brutoloon, maar met wat een uur u werkelijk kost. Een gangbare vuistregel is het bruto uurloon plus dertig tot veertig procent voor werkgeverslasten, vakantiegeld en verlof.

Ten tweede de uren. Mensen schatten hun eigen tijd aan repetitief werk structureel te laag in, omdat het in kleine stukjes gebeurt. Tien keer per dag vijf minuten iets opzoeken is ruim vier uur per week. Laat iemand een week bijhouden waar de tijd in gaat, en u schrikt.

Handwerk kost niet alleen tijd. Een verkeerd overgetypt aantal leidt tot een nabestelling. Een offerte zonder het juiste profiel tot een retour. Een vergeten herinnering tot een factuur die drie maanden openstaat.

Die kosten zijn lastig precies te meten, maar ze zijn er. In onze calculator rekenen we daarom met een toeslag: vijf procent als het soms misgaat, twaalf procent als het wekelijks gebeurt, vijfentwintig procent als het dagelijks is.

Neem een bedrijf waar drie medewerkers elk acht uur per week bezig zijn met aanvragen verwerken, offertes opstellen en opvolgen. Een uur kost gemiddeld 45 euro, en er gaat soms iets mis.

Dit proces kost dus bijna 5.000 euro per maand, of ruim 58.000 euro per jaar. Dat is het bedrag waar een oplossing tegen moet opwegen.

Hier lopen de manieren van prijzen uiteen. De meest voorkomende:

• Uurtarief. U betaalt voor de tijd van de bouwer, met een open einde. Het risico van uitloop ligt bij u.
• Abonnement per gebruiker of per handeling. Laag om te beginnen, maar de kosten groeien mee met uw volume. Juist als het goed gaat, wordt het duurder.
• Vaste prijs per project. Duidelijk vooraf, maar vaak losgekoppeld van wat het u oplevert.

Wij doen het anders. Onze prijs is 2,5 keer wat het proces u nu per maand kost, eenmalig. In het voorbeeld hierboven is dat ongeveer 12.300 euro. Daarmee is de investering in tweeënhalve maand terugverdiend, en elk jaar daarna bespaart u ruim 58.000 euro.

Die koppeling aan de besparing is bewust. Het betekent dat de businesscase al rond is voordat er een regel code wordt geschreven. En levert de analyse geen aantoonbare besparing op, dan bouwen we niets.

Bij ons zit in de eenmalige investering: de analyse, het ontwerp, de bouw, het testen op uw eigen historische data, de documentatie en een maand nazorg na livegang. In die maand lossen we bugs en fouten op, want een systeem laat zich pas echt testen als er echte orders en aanvragen doorheen gaan.

Wat er niet in zit: licenties van diensten die we voor u inrichten, zoals een betaalprovider of verzendplatform, en hosting. Daar zijn we vooraf duidelijk over. Er is geen verplicht abonnement en geen doorlopende beheerfee. Na oplevering is het systeem van u.

Als het proces weinig volume heeft, als het elke keer anders verloopt, of als het werk vooral uit oordeel en gesprekken bestaat. Een proces dat u drie uur per maand kost, verdient zich zelden terug. Dat zeggen we dan ook.

Twijfelt u? Reken het eerst uit. De besparingscalculator doet precies de som uit dit artikel, met uw eigen getallen, in een minuut.