Zapier, Make of maatwerk software: wanneer is een koppeling niet meer genoeg?

Laten we eerlijk beginnen: dit zijn goede tools. In een middag zet u een koppeling op zonder te programmeren. Een nieuw formulier komt in uw CRM, een betaalde order in uw boekhouding, een nieuwe klant in uw mailinglijst.

Voor dat soort werk zijn ze ideaal:

• Eén gebeurtenis die één actie oplevert, zonder uitzonderingen.
• Lage volumes, waarbij de kosten per handeling niet oplopen.
• Processen waar een fout geen grote gevolgen heeft.
• Experimenten: even proberen of iets werkt voordat u er serieus in investeert.

Heeft u alleen dat nodig, dan heeft u ons niet nodig. Dat menen we.

Het gaat meestal geleidelijk. De eerste koppeling werkt, dus komt er een tweede bij, en een derde. Na een jaar draait er een web van tientallen koppelingen dat niemand meer volledig overziet. Dan komen de bekende problemen.

Fouten die niemand ziet. Een koppeling die mislukt, stuurt hooguit een mailtje. Ondertussen is de order niet in het magazijn aangekomen, en dat merkt u pas als de klant belt.

Uitzonderingen. Echte processen kennen uitzonderingen. Een klant met afwijkende betaaltermijnen. Een product dat in een ander pak wordt verkocht. Een aanvraag die half compleet is. In een koppeltool wordt elke uitzondering een extra vertakking, tot het geheel onleesbaar is.

Gegevens op meerdere plekken. Losse koppelingen kopiëren gegevens van A naar B. Wordt het daarna in B aangepast, dan loopt het uit elkaar met A. Welke voorraad klopt nu? Welk adres is het juiste?

Kosten die meegroeien. U betaalt per taak of per handeling. Dat is goedkoop bij honderd orders per maand en duur bij tienduizend. Juist als uw bedrijf groeit, wordt de rekening hoger.

Eén persoon die het snapt. Vaak heeft één medewerker alles gebouwd. Als die vertrekt, vertrekt de kennis mee.

Een systeem op maat begint niet bij de koppelingen, maar in het midden: één kern waar alle gegevens samenkomen en elk gegeven één eigenaar heeft. De andere pakketten praten met die kern, niet kriskras met elkaar.

Daaromheen zitten de regels van uw bedrijf, gewoon in software (code). Uitzonderingen zijn daar geen extra vertakking, maar onderdeel van het ontwerp. En wat het systeem niet zeker weet, voert het niet uit: het komt op een werkscherm met een voorgestelde oplossing en één knop om die uit te voeren.

Dat maakt drie dingen mogelijk die met losse koppelingen lastig zijn:

• Controle. Elke handeling wordt gelogd. U kunt altijd terugzien wat er wanneer is gebeurd en waarom.
• Veiligheid. Elke automatisering heeft een schakelaar en een testmodus die laat zien wat hij zou doen, zonder het te doen. Nieuwe regels draaien eerst op een klein deel van de orders.
• Eigendom. De code en de documentatie zijn van u. Geen platform dat de prijzen verhoogt of een functie schrapt.

Beantwoord deze vijf vragen eerlijk.

1. 1Raakt het proces meer dan twee systemen?
2. 2Kent het uitzonderingen die nu met de hand worden opgelost?
3. 3Heeft een fout directe gevolgen voor een klant, voorraad of geld?
4. 4Groeit het volume, of wilt u dat het groeit?
5. 5Zou het een probleem zijn als de persoon die het gebouwd heeft vertrekt?

Twee keer ja of minder: begin met een koppeltool, het is snel en goedkoop. Drie keer ja of meer: dan bouwt u met losse koppelingen aan een risico. Kijk dan naar wat een bedrijfssysteem op maat is.

Dan hoeft niet alles in één keer om. Een goed startpunt is in kaart brengen welke koppelingen er draaien, welke gegevens ze verplaatsen en waar de uitzonderingen nu met de hand worden opgelost. Daaruit blijkt meestal snel welk deel als eerste naar een kern moet, en welke koppelingen prima kunnen blijven bestaan.

Zo'n inventarisatie is precies wat we in de gratis capaciteitsscan doen.