Consultancybureau
Customer support-assistent: 46 uur/week bespaard
De klant
Klantcontext
Een consultancybureau met een sterk groeiende stroom klantvragen. De partners besteedden dagelijks uren aan het beantwoorden van mail, het opzoeken in voorwaarden en documenten, en het inplannen van gesprekken. Elke gemiste of trage reactie kostte potentieel een opdracht. Meer mensen aannemen loste het niet op, het werk was repetitief, niet strategisch.
Het probleem
Waar het misliep
Honderden vragen per week: van prijs- en dienstvragen tot lopende trajecten en nieuwe aanvragen, door elkaar heen. Het handmatig beantwoorden, opzoeken in de voorwaarden en documenten, en inplannen van afspraken kostte de partners samen tientallen uren per week. Belangrijke berichten verdronken tussen de ruis, en de reactietijd liep op precies wanneer een snelle opvolging het verschil maakte.
De oplossing
Wat de workflow doet
Stap voor stap, met het menselijke controle-moment expliciet in beeld.
- Alle inkomende klantvragen worden automatisch geordend op belang, urgentie en categorie (sales, lopende klant, algemene vraag, nieuwe aanvraag, en meer).
- De assistent stelt een conceptantwoord op met kennis uit uw eigen bronnen: algemene voorwaarden, privacybeleid, de website en interne documenten. Dit is de enige AI-stap in de hele workflow.
- Elk conceptantwoord belandt eerst in de drafts. De gebruiker leest, past aan waar nodig en verstuurt zelf.
- Vraagt een klant om een gesprek? Dan wordt op basis van de mailcontext automatisch een meeting in Google Calendar ingepland.
- Algemene vragen over de diensten worden consistent beantwoord op basis van vaste, door u aangeleverde bronnen.
- Bij elke stap ontvangt de gebruiker een notificatie, volledig overzicht, geen handwerk.
De blauwe stappen draaien in code, deterministisch en foutloos, van ophalen tot berekenen tot uitvoeren. Paars markeert een AI-agent, alleen waar dat echt nodig is, met een menselijk controle-moment.
- 1
Klantvraag komt binnen
- 2
Classificeren op belang, urgentie & categorie
Antwoord opstellen uit uw eigen kennisbronnen
AI-stapControle-moment: Draft, u keurt goed vóór verzending
- 4
Meeting inplannen in Google Calendar
Alleen waar nodig - 5
Notificatie naar gebruiker
De controle-laag
Wij nemen het werk. U houdt de controle.
De gebruiker doet nog maar twee dingen: drafts checken en notificaties bekijken. Geen enkel antwoord gaat de deur uit zonder menselijke goedkeuring. De assistent stelt voor; de mens beslist en verstuurt. Het lange handwerk verdwijnt, de eindverantwoordelijkheid blijft volledig bij de gebruiker.
3 items wachten op u
2 drafts klaar om te controleren · 1 afspraak ingepland
Ongebruikelijke data gevonden
De workflow wacht op uw controle voordat er iets wordt overgezet.
Het resultaat
In cijfers
bespaard per week
van de antwoorden menselijk goedgekeurd
besparing groeit met het aantal vragen
De besparing schaalt mee met het aantal klantvragen: hoe meer verkeer, hoe groter het rendement.
“Placeholder, vul hier een echte klantquote in die het resultaat en de controle-ervaring benoemt.”
Branches
Toepasbaar in elke branche
Onze aanpak is procesgedreven, niet branchegebonden: onze automatiseringen zijn in elke branche toepasbaar. Een greep uit de sectoren waarin wij werken.
En elke andere branche. Onze aanpak is procesgedreven, niet branchegebonden: zit er ergens repetitief digitaal werk, dan valt het te automatiseren.
Heeft u een vergelijkbaar proces?
Plan een analyse. Wij brengen in kaart wat automatisering u oplevert, vrijblijvend en concreet.
Levert de analyse geen besparingskansen op? Dan betaalt u niets.
Wij starten maximaal 3 nieuwe trajecten per maand.