Systeem voor klantenservice
De stroom klantvragen slokte elke week meer dan een volle werkdag per persoon op.
Het resultaat
46 uur/week
bespaard
Het systeem
Zo zit het systeem in elkaar
Bovenaan wat er binnenkomt, in het midden de kern, daaronder de onderdelen.Links wat er binnenkomt, in het midden de kern, rechts de onderdelen. Klik op een onderdeel en zie wat het doet.
Komt binnen
- Klantmails
- Voorwaarden en documenten
- Website
De kern van dit systeem
Kennisbronnen
voorwaarden · documenten
- Koppeling1
- Software (code)2
- AI, een mens keurt goed1
- De mens beslist1
Klik op een onderdeel
Mailbox
Alle klantvragen komen binnen in de bestaande mailbox. Voor de klant verandert er niets.
Aangesloten op de kern, gegevens stromen één kant op.
In beeld
Achter de schermen
Wat de mensen bij deze klant elke dag zien.
Van probleem naar systeem
Wat er speelde, en wat er gebouwd is
01 · De klant
Een consultancybureau met een sterk groeiende stroom klantvragen. De partners besteedden dagelijks uren aan het beantwoorden van mail, het opzoeken in voorwaarden en documenten, en het inplannen van gesprekken. Elke gemiste of trage reactie kostte potentieel een opdracht. Meer mensen aannemen loste het niet op, het werk was repetitief, niet strategisch.
02 · Waar het misliep
Honderden vragen per week: van prijs- en dienstvragen tot lopende trajecten en nieuwe aanvragen, door elkaar heen. Het handmatig beantwoorden, opzoeken in de voorwaarden en documenten, en inplannen van afspraken kostte de partners samen tientallen uren per week. Belangrijke berichten verdronken tussen de ruis, en de reactietijd liep op precies wanneer een snelle opvolging het verschil maakte.
03 · Wat het systeem doet
- Alle inkomende klantvragen worden automatisch geordend op belang, urgentie en categorie (sales, lopende klant, algemene vraag, nieuwe aanvraag, en meer).
- De assistent stelt een conceptantwoord op met kennis uit uw eigen bronnen: algemene voorwaarden, privacybeleid, de website en interne documenten. Dit is de enige AI-stap in het hele systeem.
- Elk conceptantwoord belandt eerst bij de concepten. De gebruiker leest, past aan waar nodig en verstuurt zelf.
- Vraagt een klant om een gesprek? Dan wordt op basis van de mailcontext automatisch een meeting in Google Calendar ingepland.
- Algemene vragen over de diensten worden consistent beantwoord op basis van vaste, door u aangeleverde bronnen.
- Bij elke stap ontvangt de gebruiker een melding: volledig overzicht, geen handwerk.
De stroom
Zo loopt het werk door het systeem
Blauw draait in software (code). Paars is de AI-laag. Waar een mens beslist, staat het erbij.
- 1Software (code)
Klantvraag komt binnen
- 2Software (code)
Classificeren op belang, urgentie & categorie
- 3AI-laag
Antwoord opstellen uit uw eigen kennisbronnen
Concept, u keurt goed vóór verzending
- 4Software (code)
Meeting inplannen in Google Calendar
Alleen waar nodig
- 5Software (code)
Melding naar de gebruiker
De controle-laag
Het systeem doet het werk. U houdt de controle.
De gebruiker doet nog maar twee dingen: concepten nalezen en meldingen bekijken. Geen enkel antwoord gaat de deur uit zonder menselijke goedkeuring. De assistent stelt voor; de mens beslist en verstuurt. Het lange handwerk verdwijnt, de eindverantwoordelijkheid blijft volledig bij de gebruiker.
Het resultaat in cijfers
bespaard per week
van de antwoorden menselijk goedgekeurd
besparing groeit met het aantal vragen
De besparing schaalt mee met het aantal klantvragen. De module draait op de bestaande mail en agenda, en kan uitgroeien tot een compleet klantdossier.
De businesscase
Wat dit per jaar oplevert
- Urenwinst
- 46 uur per week
- Per jaar
- 2.116 uur
Gerekend met 46 werkweken per jaar, dus exclusief vakantie en feestdagen. Liever een berekening op uw eigen cijfers? Die maken wij in de capaciteitsscan.
Meer systemen
Bekijk ook
Compleet platform voor boekhandel en groothandel
Compleet bedrijfssysteem
Vier talen, twee verkoopkanalen en een magazijn, allemaal met de hand aan elkaar geknoopt. Standaardsoftware hield op waar het bedrijf begon.
geautomatiseerde onderdelen in één systeem
- Vier taalversies, elk een eigen winkel
- Uitzonderingen-inbox in plaats van mailboxen
- Noodstop en testmodus op elke automatisering
Verkoopsysteem met maatwerk dashboard
Systeem voor één afdeling
Aanvragen uit meerdere kanalen, offertes die bleven liggen en een overzicht dat aan één persoon hing.
handelingen geautomatiseerd
- Schaalt mee met het aantal aanvragen
- Werklijst met voorgestelde oplossing
- Alles op één dashboard
Analysesysteem voor Google Ads
Module op bestaande systemen
Zoektermen doorspitten per klant vrat de tijd die naar strategie had moeten gaan.
bespaard per klant
- Meer klanten, meer besparing
- Scoringsformule in code
- Specialist beslist, systeem voert uit
Herkent u dit in uw eigen bedrijf?
Reken in één minuut uit wat uw eigen proces per maand kost en wat het indicatief kost om het op te lossen.
1 minuut · geen account · direct een indicatie
Geen aantoonbare businesscase? Dan bouwen wij niets en betaalt u niets.
Wij starten maximaal 3 nieuwe trajecten per maand.