Eén bron van waarheid: waarom uw cijfers niet kloppen, en hoe u dat oplost
Nebi Yildirim, founder van Starnexus · · 2 min lezen
Het korte antwoord
Cijfers lopen uit elkaar zodra hetzelfde gegeven op meerdere plekken kan worden aangepast, bijvoorbeeld de voorraad in zowel de webshop als het magazijnsysteem. De oplossing is één bron van waarheid: elk gegeven krijgt precies één systeem dat de baas is, en alle andere systemen krijgen een kopie die ze nooit zelf aanpassen. Daarna klopt een getal overal, omdat er maar één versie van bestaat.
Herkenbaar? Drie systemen, drie getallen
De webshop zegt dat er nog vijf op voorraad zijn. Het magazijn heeft er twee. De boekhouding gaat uit van de inkoop van vorige maand. Welk getal klopt?
Het antwoord is meestal: geen van drieën precies. En dus gaat iemand tellen, bellen of een spreadsheet bijwerken. Tot het volgende verschil.
Het gaat niet alleen om voorraad. Klantgegevens die in het CRM anders zijn dan in de boekhouding. Een prijs die op de website anders staat dan in de offerte. Twee verschillende drempels voor gratis verzending op twee pagina's van dezelfde site. Het patroon is steeds hetzelfde.
Hoe het ontstaat
Niemand kiest ervoor. Het ontstaat vanzelf, op het moment dat een bedrijf een tweede pakket in gebruik neemt en de gegevens daartussen worden gekopieerd.
Zolang alleen gekopieerd wordt, gaat het goed. Het misgaat zodra iemand in het tweede systeem iets aanpast. Een correctie in de webshop, een adreswijziging in de boekhouding. Vanaf dat moment bestaan er twee versies, en weet niemand meer welke de echte is.
Met losse koppelingen wordt het eerder erger dan beter. Een koppeling die gegevens heen en weer synchroniseert, moet bij elk verschil kiezen welke versie wint. Kiest hij verkeerd, dan wordt de fout netjes overal doorgezet.
Losse koppelingen
Tien koppelingen, vijf kopieën van dezelfde gegevens
Eén kern
Vijf verbindingen, elk gegeven op één plek
Links kan elk pakket elk gegeven aanpassen. Rechts heeft elk gegeven één eigenaar.
De regel: elk gegeven heeft één eigenaar
De oplossing is een eenvoudige afspraak, strikt uitgevoerd. Voor elk soort gegeven wijst u één systeem aan dat de baas is. Alleen daar mag het worden aangepast. De andere systemen krijgen een kopie, en passen die nooit zelf aan.
Voorraad
- Eigenaar
- De kern van het systeem
- Krijgt een kopie
- Webshop (beschikbaar aantal)
Productgegevens en prijzen
- Eigenaar
- De kern van het systeem
- Krijgt een kopie
- Webshop, zoekfunctie, offertes
Webshopbestellingen
- Eigenaar
- De webshop
- Krijgt een kopie
- De kern, direct na de bestelling
Facturen en betalingen
- Eigenaar
- De kern van het systeem
- Krijgt een kopie
- Het boekhoudpakket
Klantgegevens
- Eigenaar
- De kern van het systeem
- Krijgt een kopie
- Mailprogramma, boekhouding
| Gegeven | Eigenaar | Krijgt een kopie |
|---|---|---|
| Voorraad | De kern van het systeem | Webshop (beschikbaar aantal) |
| Productgegevens en prijzen | De kern van het systeem | Webshop, zoekfunctie, offertes |
| Webshopbestellingen | De webshop | De kern, direct na de bestelling |
| Facturen en betalingen | De kern van het systeem | Het boekhoudpakket |
| Klantgegevens | De kern van het systeem | Mailprogramma, boekhouding |
Dit is een voorbeeld; de juiste verdeling hangt af van uw bedrijf. Het belangrijkste is dat er voor elk gegeven precies één antwoord is op de vraag "waar wordt dit bijgehouden?".
Wat er dan verandert
- Verkopen wat er niet is, gebeurt niet meer. De webshop toont altijd de echte beschikbare voorraad.
- Tellen en uitzoeken verdwijnt. Er is geen verschil meer om uit te zoeken.
- Rapportages kloppen. Een omzetcijfer komt uit één bron, dus iedereen praat over hetzelfde getal.
- Wijzigen gebeurt één keer. Een nieuwe prijs of een nieuw adres staat meteen overal goed.
Hoe begint u?
- 1Maak een lijst van uw gegevens. Voorraad, prijzen, klanten, orders, facturen. Schrijf bij elk op in welke systemen het nu staat.
- 2Kies per gegeven een eigenaar. Waar wordt het het vaakst en het meest betrouwbaar bijgewerkt?
- 3Maak de koppelingen eenrichtingsverkeer. Van de eigenaar naar de kopieën, nooit terug.
- 4Laat elke nacht controleren. Een vergelijking tussen eigenaar en kopieën die elk verschil meldt, zodat u het ziet voordat een klant het merkt.
Staan uw gegevens over meer dan drie of vier systemen verspreid, dan is één kern waar alles op aansluit meestal de schoonste oplossing. Dat is precies wat een bedrijfssysteem op maat doet.
Veelgestelde vragen
Het Engelse begrip voor één bron van waarheid: elk gegeven wordt op precies één plek bijgehouden, en alle andere systemen gebruiken een kopie die ze niet zelf aanpassen.
Meestal omdat de voorraad op meer dan één plek kan worden aangepast, bijvoorbeeld in de webshop én in het magazijnsysteem. Zodra er twee versies bestaan, lopen ze uit elkaar.
Nee. Het gaat om wie de baas is over welk gegeven, niet om het aantal pakketten. Bestaande software kan blijven, als de gegevens in één richting stromen.
Verder lezen