Groeien zonder extra personeel: zo haalt u meer uit het team dat u al heeft
Nebi Yildirim, founder van Starnexus · · 2 min lezen
Het korte antwoord
U groeit zonder evenredig meer personeel door het werk weg te halen dat geen mens hoeft te doen: overtypen, zoeken, nabellen, najagen en rapportages in elkaar zetten. In de meeste bedrijven gaat daar een groot deel van de week in zitten. Haalt een systeem dat werk weg, dan kan hetzelfde team meer klanten en grotere projecten aan, en gaat de tijd naar werk waar uw klant voor betaalt.
Waarom meer mensen aannemen niet altijd de oplossing is
Het ligt voor de hand: meer werk, dus meer handen. Maar in veel sectoren zijn goede mensen al jaren lastig te vinden. En wie u vindt, moet worden ingewerkt, wat maanden kost en de rest van het team ook tijd kost.
Er is nog een probleem. Een nieuwe collega gaat vaak hetzelfde handwerk doen als de rest. Dan groeien uw kosten even hard mee als uw omzet, en wordt elke volgende groeistap net zo zwaar als de vorige.
Waar de capaciteit nu weglekt
Vraag uw team een week bij te houden waar de tijd in gaat. De uitkomst is bijna altijd hetzelfde rijtje:
- Overtypen. Gegevens van een mail naar het CRM, van een order naar de boekhouding.
- Zoeken. Waar staat die offerte, welke versie is de laatste, wat is er met deze klant afgesproken?
- Nabellen. Ontbrekende maten, gegevens of bijlagen opvragen voordat er gerekend kan worden.
- Najagen. Offertes opvolgen, betalingen herinneren, leveranciers rappelleren.
- In elkaar zetten. Wekelijkse overzichten en rapportages uit meerdere bronnen.
Geen van die taken is moeilijk. Daarom vallen ze niet op. Maar tien keer per dag vijf minuten is ruim vier uur per week, per persoon.
Drie manieren om die capaciteit terug te winnen
- 1Het proces vereenvoudigen. Soms gebeurt iets twee keer omdat het altijd zo ging. Schrappen kost niets, dus begin hier.
- 2Losse taken automatiseren. Een koppeling die een formulier in het CRM zet. Snel en goedkoop, maar het werk ertussen blijft bestaan.
- 3Eén systeem. Alle gegevens op één plek, met een laag die het routinewerk zelf doet en alleen de twijfelgevallen voorlegt. Meer werk vooraf, maar hier zit de grootste winst, omdat het werk tússen de pakketten verdwijnt.
Welke past, hangt af van hoeveel werk er tussen uw systemen in zit. Daarover meer in Zapier, Make of maatwerk.
Wat het oplevert in de praktijk
Bij een consultancybureau scheelde alleen het voorbereiden van antwoorden op klantvragen 46 uur per week, zonder dat er één antwoord ongecontroleerd de deur uitging. Bij een groothandel leverde het automatisch overzetten van gegevens tussen systemen 20 uur per week op: een halve fte die niet geworven hoefde te worden.
Het belangrijkste effect zit in wat er daarna gebeurt. Een systeem verwerkt honderd aanvragen op dezelfde manier als tien. Groeit uw volume, dan groeit de besparing mee, en blijven uw loonkosten achter bij uw omzet.
Wat het niet is: mensen vervangen
Het doel is niet minder mensen, maar mensen die toekomen aan het werk waarvoor u ze heeft aangenomen. Een verkoper die verkoopt in plaats van overtypt. Een specialist die adviseert in plaats van najaagt.
In de praktijk merken teams het vooral als rust. De drukte verdwijnt niet, maar het werk dat overblijft is werk dat ertoe doet.
Veelgestelde vragen
Door het werk weg te halen dat geen mens hoeft te doen, zoals overtypen, zoeken, nabellen en najagen. Een systeem dat dat overneemt, laat hetzelfde team meer klanten en grotere projecten aan.
Dat verschilt sterk per bedrijf. Een betrouwbare manier om het te weten is uw team een week laten bijhouden waar de tijd in gaat, of het met de besparingscalculator op onze site uit te rekenen.
Dat is niet het doel. Het gaat erom dat mensen toekomen aan hun eigenlijke werk, zodat het bedrijf kan groeien zonder dat het personeelsbestand even hard mee hoeft te groeien.
Verder lezen